Schriftstücke

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Diktate mit Formulierungs-
unterstützung

Sie benötigen als Privatperson oder Unternehmer ein fertiges Schreiben für Behörden, Gerichte etc. und haben Schwierigkeiten mit der deutschen Sprache oder mit der richtigen Formulierung? 

Serienbriefe

Im Rahmen einer Ist-Analyse Supervision in Ihrem Office mit Erstellung von Briefvorlagen, Formatvorlagen und Serienbriefen sowie Schulung der Mitarbeiter, alles nach DIN Norm 5008, das erleichtert den Büroalltag. 

 

In Unternehmen und im Büro fallen häufig Geschäftsbriefe und andere Schreiben an, die mit gleichem bzw. fast gleichem Text an (viele) verschiedene Geschäftspartner geschickt werden (Serienbriefe).

Das können zum Beispiel Mahnschreiben bei Zahlungs- bzw. Lieferverzug, Dankschreiben, Einladungen, Werbeschreiben, Anfragen und Rechnungen sein. Serienbriefe können auch bei der Weihnachtspost, bei Sonderangeboten, Messeeinladung Ihr Leben erleichtert und sind mir Microsoft Office Word leicht erstellt.

Bei Serienbriefen sind die meisten Textpassagen identisch, lediglich Namen, Adressen, bestimmte Angaben über Waren oder Leistungen, Kostenaufstellungen oder Rechnungsbeträge sind von Brief zu Brief verschieden.

Für die Serienbrieferstellung bietet Microsoft Office Word eine sehr praktische und nützliche Funktion, die Ihnen sehr viel Zeit ersparen wird. Im Internet finden sich zahlreiche Anleitungen und Angebote zu Lehrgängen zum Erstellen eines Serienbriefes in Microsoft Office Word. Doch die Erstellung eines Serienbriefs mit Pflege der Adresslisten kann einige Stunden in Anspruch nehmen. Der Büroservice Köln übernimmt die Erstellung Ihres Serienbriefes oder das Erstellen Ihrer Serienbriefe gern für Sie.

Gerne unterbreitet der Büroservice Köln Ihnen ein unverbindliches und kostenfreies Angebot für das Erstellen Ihres Serienbriefes in Microsoft Office Word in den Versionen 2010, 2013 oder 2016, entweder mit einer Adressliste in Microsoft Office Word oder in Microsoft Office Excel.

Das Erstellen von Serienbriefen möchten Sie selbständig durchführen können? Werden Sie zum Microsoft Office-Experten mit unseren Weiterbildungen. Buchen Sie über den Büroservice Köln ein Halbtages- oder Tagesseminar, um die Serienbrieferstellung mit Microsoft Office Word zu erlernen (Dieses Angebot gilt in Köln, Bonn, Wesseling).

Gern können sie selbst ausprobieren, wie Sie Ihren Serienbrief erstellen können, hier finden Sie eine Anleitung für die Office-Version 2016 mit einer vorhandenen Adressliste in Word:

Seriendruck starten: Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Schaltfläche Seriendruck starten/Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Am rechten Bildschirmrand öffnet sich nun der Aufgabenbereich Seriendruck. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Briefe. Damit können Sie Briefe an eine Gruppe von Personen senden und bestimmte Teile des Briefs für die einzelnen Empfänger personalisieren. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

Im Aufgabenbereich Startdokument auswählen klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

  • Aktuelles Dokument verwenden:
    Verwenden Sie das derzeit geöffnete Dokument als Ihr Hauptdokument.

  • Mit einer Vorlage beginnen:
    Wählen Sie eine der gebrauchsfertigen Seriendruckvorlagen.

  • Mit vorhandenem Dokument beginnen: Öffnen Sie ein bereits vorhandenes Dokument, um es als Seriendruck-Hauptdokument zu verwenden.

Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Weiter: Empfänger wählen.

Wenn Sie mithilfe des Seriendruck-Assistenten eine Datenquelle öffnen oder erstellen, weisen Sie Word an, einen bestimmten Satz variabler Informationen für den Seriendruck zu verwenden. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um das Hauptdokument mit der Datenquelle zu verbinden.

  • Verwenden einer vorhandenen Datenquelle:
    Klicken Sie im Fensterbereich Seriendruck auf Vorhandene Liste verwenden.
    Klicken Sie im Abschnitt Vorhandene Liste verwenden auf Durchsuchen.
    Wählen Sie aus dem Dialogfeld Datenquelle auswählen die Datei aus, die die zu verwendenden variablen Informationen enthält, und klicken Sie auf Öffnen.

Hinweis: Wenn die Datenquelle nicht in der Liste der Dateien aufgeführt ist, wählen Sie das entsprechende Laufwerk und den jeweiligen Ordner aus. Falls erforderlich, wählen Sie die entsprechende Option aus der Liste Dateityp aus. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.

Word zeigt das Dialogfeld Seriendruckempfänger an. Sie können Ihre Daten ordnen und bearbeiten, wenn Sie es möchten. Klicken Sie auf OK, um zum Hauptdokument zurückzugehen. Wenn Sie das Hauptdokument an diesem Punkt speichern, speichern Sie auch die Datenquelle und fügen sie an das Hauptdokument an.

Geben Sie den gewünschten Text ein und fügen Sie alle Grafiken hinzu, den bzw. die Ihr Brief enthalten soll.

Wählen Sie nun auf der Registerkarte Sendungen, Gruppe Schreib- und Einfügefelder, das Symbol Seriendruckfeld einfügen und fügen Sie an den variablen Stellen Seriendruckfelder ein.

Auf der Registerkarte Sendungen, Gruppe Vorschau Ergebnisse klicken Sie auf das Symbol Vorschauergebnisse, um die fertigen Adressdaten eines Datensatzes zu sehen.

Um mit dem nächsten Schritt fortzufahren, klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen. In diesem Schritt werden die variablen Informationen mit dem Serienbrief zusammengeführt. Sie können das Ergebnis der Zusammenführung mithilfe einer der folgenden Optionen ausgeben:

Drucken: Wählen Sie diese Option, um das Seriendruckdokument direkt an den Drucker zu senden. Sie können das Dokument dann nicht auf dem Bildschirm anzeigen.

Wenn Sie auf Drucken klicken, wird das Dialogfeld Seriendruck an Drucker angezeigt. Im Dialogfeld Seriendruck an Drucker können Sie den Datensatz für den Seriendruck auswählen. Wenn Sie auf OK klicken, wird das Dialogfeld Drucken angezeigt. Klicken Sie auf Drucken, um das Seriendruckdokument zu drucken.

Individuelle Briefe bearbeiten: Wählen Sie diese Option, um das Seriendruckdokument auf dem Bildschirm anzuzeigen.

Wenn Sie auf Individuelle Briefe bearbeiten klicken, wird das Dialogfeld Seriendruck in Neues Dokument angezeigt. Im Dialogfeld Seriendruck in Neues Dokument können Sie den Datensatz für den Seriendruck auswählen. Wenn Sie auf OK klicken, werden die Dokumente in ein neues Word-Dokument ausgegeben.

Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken, um die Datei zu drucken.

Microsoft Office Schulungen, Überprüfung Ihrer Schriftstücke auf DIN 5008 Konformität, Sekretariatsservice, Transkriptionen, einen Serienbrief erstellen – das alles übernimmt für Sie der Büroservice Köln mit der Qualifizierung MOS Master Instructor.

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Nach Absprache besuche ich Firmen und Behörden.
Ich kläre Microsoft Office Fragen und optimiere als Office-Experte die Handgriffe Ihrer Mitarbeiter auf Wunsch auch vor Ort.

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